Organiseer uw dag volgens de methoden van de meest productieve mensen

Veel van onze lezers vinden het moeilijk om een dagelijkse routine op te zetten waarmee ze veel verschillende taken kunnen uitvoeren. We willen zulke mensen helpen. Wij geven u enkele eenvoudige en nuttige tips van mensen die kunnen worden beschouwd als productiviteitsgenieën.

Het Stephen Covey Systeem

Als je regelmatig Time magazine leest, ken je Stephen Covey. Deze persoon is een managementexpert en coach – zijn methoden zijn populair in vele landen over de hele wereld. Als ze het in Time over zakelijke literatuur hebben, noemen ze altijd het boek van deze man. Het heet De Zeven Eigenschappen van Zeer Effectieve Mensen… Het is degene die je vertelt hoe je succesvol kunt worden. Kortom, het vereist niet lui zijn en voortdurend verbeteren. En dat is precies wat je eerst moet doen. Het gaat over hoe David Eisenhower, de 34ste president van de Verenigde Staten, handelde. Hij verdeelde de taken in vier groepen:

1. Dringend en belangrijk – doe die dingen eerst;

2. Het niet-urgente maar belangrijke – zulke dingen moeten worden gedaan als er geen urgentie is;

3. Dringend onbelangrijk – deze groep omvat de resterende zaken die snel moeten worden afgehandeld, maar aan iemand anders kunnen worden toegewezen;

4. Niet-dringend en onbelangrijk – u kunt die dingen van uw lijst schrappen of ze aan iemand anders delegeren.

Kortom, u moet een lijst van taken bijhouden en deze op de een of andere manier prioriteren. Dit kan in een papieren agenda of op een mobiele app. Daarover zullen we het aan het eind van dit materiaal hebben.

Zoals Covey in zijn boek zegt, lost een succesvol persoon taken uit de eerste en derde categorie snel op – hij besteedt er niet veel tijd aan, omdat het proces plaatsvindt op het meest productieve moment van de dag – ’s ochtends. Wat de vierde categorie betreft, wordt de inhoud ervan het best opgeofferd. en 60-80% van de inspanning en tijd wordt besteed aan activiteiten in de tweede categorie.

Het Benjamin Franklin-systeem

Benjamin Franklin, een van de stichters van de Verenigde Staten, gebruikte ook zijn methode om de dag te organiseren. Het is zijn portret op het 100 dollar biljet nu. Mede dankzij de uitdrukking “tijd is geld”, die een gevleugelde uitdrukking is geworden. En hij was ook degene die zei dat je niet moet uitstellen tot morgen wat je vandaag kunt doen. Kortom, je beseft dat tijd heel belangrijk was voor Benjamin Franklin… Hij ontwikkelde zelfs een taaksysteem dat hij de rest van zijn leven gebruikte. In de toekomst werd het de Franklin Piramide genoemd. Of de piramide van productiviteit.

Deze methode vermeldt ook allerlei doelen. En hoe groter het doel, hoe meer ruimte het inneemt op papier. Daardoor verschuift alles van een basis bestaande uit levenswaarden naar een plan voor de dag. Hier is de volledige lijst met doelen:

1. Plan voor de dag;

2. Een kortetermijnplan;

3. Plan voor een jaar of zelfs een paar jaar;

4. Een masterplan om een belangrijk doel te bereiken;

5. Globaal doel;

6. De kernwaarden van het leven.

Je moet natuurlijk geïnteresseerd zijn in de basis van de piramide. Wat bedoelde Franklin met de kernwaarden van het leven?? Hij verwees naar de 13 deugden die iedereen in zijn leven zou moeten hebben… Of waar men tenminste naar moet streven. Het is zwijgzaamheid, matigheid, vastberadenheid, spaarzaamheid, liefde voor orde, nijverheid, rechtvaardigheid, rust, zachtmoedigheid, kuisheid, oprechtheid, gematigdheid en zuiverheid. En dit betekent niet dat u deze levensprincipes gewoon in het dagboek moet opschrijven en er vervolgens niet meer aan moet denken! Benjamin Franklin stelt voor zich elke dag te richten op een bepaalde deugd. En ’s avonds moet je de mislukkingen op weg naar perfectie vieren. Je moet proberen ze in de toekomst niet meer te herhalen.

Op de volgende trede van de piramide hierboven staat het algemene doel. Het is heel eenvoudig. Als je bijvoorbeeld studeert voor spoorwegmaatschappij, is een van je algemene doelen een succesvolle machinist te worden die vertrouwd is met het besturen van passagierstreinen op een bepaald traject. Zorg ervoor dat je een of meer van deze doelen ergens op het voorblad van je agenda of in het tijdmanagementprogramma dat je gebruikt zet. Uit dit doel zullen kleinere taken voortkomen die tot het doel moeten bijdragen.

Aan de top van de piramide tenslotte staan plannen die ofwel als hoofddoel ofwel als doel voor de komende jaren dienen. En aan het eind van de piramide staan de plannen voor de week en de dag.

Om te leven volgens Benjamin Franklin’s systeem moet je hard werken… Wij raden u aan alles op te schrijven in een schrift, zodat u het altijd bij de hand hebt. Bovendien kunnen doelen worden ingevoerd in een kalendertoepassing. Of een van die ontworpen voor handig tijdbeheer.

Het Gleb Archangelsky Systeem

Wie is Gleb Arkhangelsky? Dit is de oprichter van het gelijknamige bedrijf. Deze man weet ook alles van timemanagement. Daarbij probeert hij de beginselen van reeds bestaande systemen in eenvoudige en duidelijke taal te presenteren en zelfs aan te passen aan onze realiteit. Hij heeft de zakelijke boeken Time Drive, The Time Formula en diverse andere geschreven.

Het meest populaire is het eerstgenoemde boek. Het laat zien hoe belangrijk planning, motivatie en het stellen van doelen zijn. Het beschrijft ook enkele goede trucs om met uitstelgedrag om te gaan. Laten we er een paar bekijken:

1. De Anchor-methode omvat het gebruik van materiële banden die overeenkomen met een of andere emotionele toestand. Ze zijn nodig om je voor te bereiden op een succesvolle taak. Vaker wel dan niet gebruiken mensen muziek als anker. Je kunt bijvoorbeeld Evanescence verbouwen. Je moet een behoorlijke hoeveelheid tekst schrijven? Klassieke muziek of natuurgeluiden afspelen. Geleidelijk aan zal het elke taak veel gemakkelijker maken, omdat u psychologisch voorbereid bent…

2. De Kikkermethode is voor saaie activiteiten die altijd naar de volgende dag worden verschoven. Als je al veel van deze taken hebt opgelopen, zorgt dat voor onnodige nerveuze spanning. Daarom adviseert Gleb elke ochtend te beginnen met het meest saaie en oninteressante. Als je het eenmaal onder controle hebt, wordt de volgende stap leuker, dan vang je de juiste psychologische golf…

3. De olifantenbiefstuk methode is een herinnering dat hoe groter en moeilijker de taak, hoe minder je het wilt doen. Je bent misschien geïntimideerd door de enorme omvang ervan. Soms weet je niet waar je moet beginnen. Maar het is eigenlijk heel eenvoudig. Splits de taak op in subtaken. Ze zullen veel kleiner en vluchtiger zijn. Het te verrichten werk zal onmiddellijk ophouden intimiderend te zijn.

Gleb Arkhangelsky schrijft regelmatig over rust. Het is een herinnering dat geen mens de hele dag met een bepaalde taak bezig kan zijn. Je hebt af en toe een pauze nodig. En je moet je kunnen ontspannen – het kan ook productief zijn. Maar dat is een ander verhaal.

Tim Ferris systeem

Als we het blijven hebben over productiviteitsgoeroes, kunnen we niet anders dan denken aan Tim Ferris. Zijn boeken worden door miljoenen mensen gelezen, hetzelfde aantal mensen heeft publieke optredens bijgewoond. Het populairste boek is “4 uur per week werken zonder vast te zitten in een kantoor”. Het gaat over een probleemoplossingsmethode gebaseerd op slechts twee walvissen:

1. Je moet uitgaan van de wet van Pareto. Dit betekent dat 20% van de inspanning praktisch 80% van het resultaat oplevert. De rest van de inspanningen is gericht op slechts 20% van het resultaat. Focus op activiteiten die het belangrijkst zijn.

2. Je moet je ook laten leiden door de wet van Parkinson. Hij zegt dat het werk alle tijd die je ervoor hebt in beslag moet nemen. Dit betekent dat u er zoveel tijd aan moet besteden als nodig is om het uit te voeren.

3. De lengte van de werkdag op geen enkele wijze verlengen! Wees niet bang om een taak niet af te maken! De productiviteitsgoeroe raadt zelfs aan je werk in te korten, zodat je niet tientallen minuten verslapt. Minder belangrijke taken kun je beter achterwege laten: die moeten aan andere mensen worden gedelegeerd.

4. Fans van de Ferriss-aanpak werken meestal met een “1-3-5” systeem. Dat betekent dat hij één belangrijk ding, drie minder dringende en vijf minder belangrijke dingen op zijn to-do lijst voor de dag zet. Met deze methode kunt u haast vermijden – dit is het belangrijkste voordeel ervan.

Ferriss, zoals veel andere productiviteitsgenieën, tolereert niet dat hij meerdere dingen tegelijk doet… Hij herinnert ons eraan dat in dit geval de aandacht verslapt, waardoor het langer duurt om de klus te klaren. Daarom raadt hij aan taken op te splitsen volgens hun urgentie. Je moet ’s middags kleine taken uitvoeren. Verspil ook geen tijd aan e-mail, boodschappers en sociale netwerken, want die brengen je meestal niet dichter bij je doelen door een vals gevoel van doelgerichtheid te creëren.

Bij deze methode wordt geen gebruik gemaakt van een app met een lijst van taken. Mensen die hem volgen maken ’s morgens vroeg plannen en denken liever niet aan de volgende dag. Hun grootste vijand is luiheid. In de eerste dagen moet je jezelf letterlijk dwingen om zo’n plan te maken. Het is ook een goed idee om in het begin een tweede persoon te hebben die toezicht houdt op al uw taken.

Francesco Cirillo’s systeem

Het was Francesco Cirillo die de Pomodoro tijdmanagement methode ontwikkelde… en hij wordt geholpen door… de keukenwekker!

Als jonge man was Francesco voortdurend te laat, en kon zich ook niet concentreren op zijn studie. Hij werd altijd afgeleid. Maar op een dag besefte hij dat een simpele keukenwekker hem kon helpen. Het lichaam is ontworpen in de vorm van een tomaat, vandaar de naam van de methode. Zijn punt is simpel. Je moet 25 minuten uittrekken voor een taak. Daarna is er een rustperiode van vijf minuten. Je gaat dan terug naar je werk voor dezelfde 25 minuten. En dit moet zo doorgaan tot u alle taken van die dag hebt volbracht.

Deze stretchoefeningen van 30 minuten worden “tomatenbeten” genoemd. Geleidelijk aan zul je met jezelf gaan wedijveren over het aantal taken dat je op een dag afwerkt. Het resultaat zal een merkbare verhoging van uw productiviteit zijn. Verspil gewoon niet de tijd die de timer je geeft om een taak te bedenken! Het is beter om vooraf een to-do lijst te maken. Dit kan ’s ochtends of voor het slapen gaan worden gedaan. De hieronder beschreven speciale toepassingen helpen u daarbij.

U kunt 25-minuten en 5-minuten segmenten timen met behulp van een eenvoudige timer app op elke smartphone. Wij raden echter aan een standalone app te installeren om het proces te versnellen. Veel van hen hebben zelfs automatische telling van voltooide “tomaten”!

Op Windows zijn er verschillende toepassingen van dit type. Wij bevelen TeamViz, Keep Focused en Tomighty aan.

iPhone- en iPad-gebruikers zouden Flat Tomato en Tadam moeten overwegen. Er zijn ook aparte versies voor Mac OS X.

En voor Android smartphones en tablets zijn er Clockwork Tomato en andere soortgelijke apps.

Je kunt er ook een vinden op A

Dergelijke timers uitdrukken in de vorm van afzonderlijke apparaten! Als u het geld uitgeeft, wordt u nog meer gestimuleerd om deze strategie toe te passen.

Een app of dagboek gebruiken

Als u houdt van de methode uitgevonden door de 34ste president van de Verenigde Staten, raden wij u aan de Eisenhower app of MyEffectiveness te installeren. De eerste is bedoeld voor iOS-apparaten, terwijl de tweede kan worden gebruikt door bezitters van een Android-smartphone. Wij adviseren om 40% van uw tijd te reserveren voor belangrijke dringende taken en de overige 60% voor belangrijke niet-urgente taken.

De eerder genoemde Gleb Arkhangelsky beveelt het gebruik van takenlijstdiensten aan. In het verleden zouden we Evernote hebben aanbevolen, maar deze app blijkt nu te duur, vooral als je hem op meerdere taken tegelijk wilt installeren. Een betere keuze voor dit doel is Notion. Deze dienst vereist ook een investering in contanten, maar pas na verloop van tijd – wanneer het aantal taken een bepaald punt overschrijdt. Het is waarschijnlijk het meest functionele programma in zijn soort, en het is beschikbaar op verschillende platforms. Maar het heeft een ernstig nadeel, namelijk de Engelstalige interface.

Als je niet alle functies nodig hebt, raden we een paar mobiele toepassingen aan. De eerste is Todoist. Het levert een lijst van taken op die op de een of andere manier geprioriteerd kunnen worden. Een taak kan worden ingesteld voor een specifieke dag, of het kan worden ingesteld om te verschijnen op een regelmatig schema – bijvoorbeeld eenmaal per drie weken. Er zijn ook gedetailleerde rapporten die laten zien welk type taken u het vaakst hebt uitgevoerd.

De tweede app die we aanbevelen is Jiffy. Het is niet voor planning, maar voor het tellen van de tijd besteed aan verschillende taken. Zodra je aan de slag gaat, zet je het op de lijst en klik je op de knop “Start”. Als je klaar bent, moet je op de “Stop” knop drukken. U kunt dan een rapport zien dat u vertelt hoeveel tijd u hebt besteed aan de dag, week, maand of zelfs jaar. Zo’n programma is weer nuttig voor zelfcontrole: als je de timer eenmaal hebt gestart, is het onwaarschijnlijk dat je zonder excuus wordt onderbroken. De app heeft ook synchronisatie met cloudopslag. Dus als je een nieuwe smartphone koopt, verlies je zeker niet al je statistieken.

U kunt ook. Waarom niet?? Het is gemakkelijk om een to-do lijst te maken, alles wat je nodig hebt is een biro. Maar als je voor je werk door de stad moet reizen, is dit zeker niet de beste optie.

Conclusie

Als u ons advies opvolgt, wordt u merkbaar productiever… Dit betekent dat je meer dingen op een dag gedaan krijgt dan normaal. En het lijdt geen twijfel dat de mensen om wie je het meest geeft, er het meest blij mee zijn. Maar het materiaal dat we hebben geschreven heeft geen enkel nut als je lui bent.

Vergelijkbare inzendingen:

1. Ultra-productieve robotredder Deskundigen van de Ben-Gurion Universiteit van Israël hebben een unieke robot gemaakt die over de moeilijkste obstakels kan rijden. Het heet RSTAR en werd onthuld op een internationale robotica-conferentie in Brisbane,...
2. Het toetsenbord van de laptop werkt niet de redenen en methoden van de beslissing Als bij desktopcomputers het toetsenbord niet meer goed werkt, is het heel eenvoudig: het invoerapparaat kan worden vervangen door een ander. Of demonteren, grondig wassen, drogen en opnieuw monteren. Maar wat...
3. Hoe kom je van een vette huid in je gezicht af: een overzicht van effectieve producten en methoden Een glimmende huid, vergrote poriën en te veel talg zijn allemaal tekenen van een vette huid. Blootstelling aan UV-stralen, vervuiling en andere omgevingsstressoren kunnen het uiterlijk van de huid verslechteren en...
4. Hoe organiseer je onregelmatige opbergruimtes: 13 tips Functionaliteit in een interieur wordt bepaald door slimme opbergsystemen. Maar wie zegt dat je alleen in de kast kunt opbergen?. We kennen veel andere interessante plaatsen! Garderobe 362 door Maggi Massimo....